Duurzame bedrijfsvoering: in gesprek met AFAS

Herman Zondag

Miljoenen aan donaties via de eigen Foundation, van 4.7kg papier per fte naar slechts 0.3kg én een groener wagenpark: AFAS doet Goed voor de Wereld. Herman Zondag, COO bij AFAS, vertelt over het proces, zijn passie en visie. “Je moet niet te lang praten over duurzaamheid, maar vooral doen.”

First things first: Hoe ziet je werkweek eruit?

“Ik stuur 200 mensen aan, inspireer en activeer ons jonge talent en geef richting aan het klantdeel van de organisatie. Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor het AFAS partnernetwerk (van zo’n 350 partners). Hiervoor ga ik regelmatig naar het AFAS Stadion en een enkele keer naar AFAS Live, erg leuk. Ook adviseer (lees inspireer) ik graag, zo kwamen er laatst 30 managementassistentes van de Volksbank langs. Ik heb hun verteld dat ik denk dat hun werk gaat verdampen en dat ze ‘luie’ directeuren hebben. Daar gaan ze goed mee om, je moet het niet vertellen om belerend te zijn. Ik vertel het vanuit mijn professie, maar ook vanuit de liefde van mijn hart. De wereld om ons heen verandert en als je daar niet in mee gaat sta je straks met lege handen.”

“Wat is druk? Druk is een raar woord, ik zit gewoon lekker in mijn werk.”

Kan je je nog het moment herinneren dat jullie met een meer duurzame bedrijfsvoering begonnen? Wie nam het initiatief en hoe is dat toen verder opgepakt?

“Het is een initiatief van ons allemaal. Dat proces? We besloten het op een dag te doen en toen deden we het. Zo hebben we zes jaar geleden alle printers weg gedaan en daarmee de hoeveel papier per medewerker drastisch verlaagd. Het was een begin van een nieuw tijdperk. Het is anders werken maar het heeft ons ontzettend veel opgebracht!”

Hoe reageren medewerkers daarop?

“Er waren er destijds wel een paar in een soort van shock. Die denken dat ze het niet overleven, maar na een week zijn ze er ook wel overheen. Nu wordt er jaarlijks per fte nog 0,3kg papier verbruikt en dat bestaat vooral uit binnenkomende post van klanten. Het enige wat wij printen zijn aanbestedingen, want dat is verplicht. In een hokje ergens hebben we daar nog een oud printertje voor staan, hoe lullig dat ook is.

Wij doen het verbeteren gewoon en vaak weten de mensen er niet eens van. Mooi voorbeeld: we kwamen er in ons pand achter dat de installateur lampen geplaatst had die geen functie hadden. Op een gegeven moment hebben we op een zaterdag dan ook 200 spots eruit gehaald. Een mooie besparing!”

“Ik heb een bloedhekel aan vergaderen en probeer dit uit te bannen. Liever gelijk gaan doen.“

Wat voor tips heb je voor andere leidinggevenden?

“Geef het voorbeeld als directie, maar sla hier niet in door. Het is belangrijk een gezonde balans te hebben. Veel bedrijven willen gelijk alles compleet omgooien en slaan dan door in bepaalde initiatieven, denk aan het nieuwe werken. Wij geven het liever wat tijd. De vraag is ook of je in alles voorop moet lopen. Wij gebruiken liever ons boerenverstand.”

Waar willen jullie niet op inleveren?

“Wij zullen nooit inleveren op comfort voor onze medewerkers en klanten. Wij vinden het belangrijk om een schoon pand te hebben en gezond eten en drinken. We zijn niet een bedrijf van minimaliseren, maar van maximaliseren. Zo schenken wij verse jus en daar leveren we niet op in. Dat kost zo’n 340.000 sinaasappelen per jaar (cijfers uit 2016), maar dat is het  absoluut waard. Net zoals onze koffie, die moet top-notch zijn en blijven. Onlangs las ik over de afschaffing van kerstpakketten en vers fruit bij ABN AMRO. Dat zouden wij nooit doen, dan ben je echt fout bezig.”

“Als ik bij een gemiddeld bedrijf kom, krijg ik koffie die niet te zuipen is. Dan krijg ik er óók nog zo’n plastic roerijzertje in. Het is te aftands voor woorden.”

Hoe duurzaam ben je zelf? Energieneutraal huisje?

“Mijn huis is niet energieneutraal nee, al heb ik wel overal led-verlichting. Maar, als ik een nieuw huis zou bouwen dan zou ik alles uit de kast trekken. Want ik vind het ook belangrijk om de verantwoordelijkheid te nemen voor de kinderen van mijn kinderen. Thuis heb ik nog wel een printer, vooral voor het afdrukken van evenementen- en reistickets. Gelukkig kan het inchecken tegenwoordig steeds vaker via mijn iPhone. Sterker nog: afgelopen jaar hebben we een reis door Zuid-Afrika gemaakt, waarbij alle reispapieren in een app stonden. Niets hoeven printen: daar word ik enthousiast van!”

Welke adviezen heb je voor andere ondernemers?

“Digitaliseer alles wat je kunt digitaliseren. Kijk maar eens naar de gestroomlijnde dienstverlening van bol.com: bijna alles is geautomatiseerd. Dat noemen wij ‘boekhouden met het licht uit’. Een mooi voorbeeld: ik kreeg een fysieke factuur, waarop ik antwoordde dat ik pas zou betalen als ik de factuur digitaal zou ontvangen. Het is veel simpeler én beter. Dat is het vooral: wij mensen maken het allemaal heel moeilijk.”

“Ik vind dat het doneren door andere bedrijven behoorlijk tegenvalt. Als je kijkt naar wat bedrijven werkelijk weggeven is het niet zo veel. Ik vind het gewoon flutbedragen, het is vaak echt een lachertje. Daar kan ik me aan ergeren.”

Meer weten?

“In november 2015 is er een boek over AFAS verschenen: De Sekte uit Leusden van Daan Quakernaat. Dit boek is ook gratis als audioboek op SoundCloud te vinden. Ook is GoedvoordeWereld uitgenodigd eens met een grotere groep (20-30 man) langs te komen voor de ‘AFAS Disney Tour’. Geïnteresseerd? E-mail ons, dan organiseren we dit wanneer we genoeg mensen bij elkaar hebben!”

In 2017 is er 3 miljoen gedoneerd namens de AFAS Foundation. Hiermee redden ze onder andere mensen in Ethiopië van de hongersnood. De ambitie is om volgend jaar nog meer te doneren. Lees er meer over op www.afas.foundation

“Onze succesformule? Gewoon doen!”